Документы для международной отправки: что нужно подготовить
Комплект документов зависит от того, что и кому вы отправляете. Личная посылка, образцы и товарная партия оформляются по-разному. Разбираем, что готовить в каждом случае, кто и что заполняет и из-за чего груз чаще всего останавливают на границе.
Какой комплект нужен именно вам
| Что отправляете | Что готовим |
|---|---|
| Документы | Инвойс с пометкой, что вложение не имеет коммерческой ценности, и транспортная накладная |
| Личная посылка физлицу | Инвойс с описанием вложения и его стоимостью, данные получателя для таможни страны назначения |
| Образцы, рекламные материалы | Проформа-инвойс (Proforma Invoice), упаковочный лист при нескольких местах |
| Небольшая коммерческая партия | Коммерческий инвойс (Commercial Invoice), упаковочный лист, договор или контракт, при необходимости разрешительные документы |
| Крупногабаритный и сборный груз | Комплект собирается под конкретную поставку, расчёт индивидуальный |
Документы, личные посылки, образцы и небольшие партии уходят обычной международной доставкой. Крупногабаритные и сборные грузы считаем индивидуально - там и маршрут, и набор документов зависят от характера груза.
Базовый комплект
Инвойс
Главный документ отправки. По нему таможня определяет, что за товар едет и сколько он стоит. Для образцов оформляется проформа, для товарной партии - коммерческий инвойс. Заполнить и скачать инвойс можно в нашем генераторе.
Упаковочный лист
Packing list. Что лежит в каждом месте: наименование, количество, вес нетто и брутто, габариты. Нужен, когда мест несколько, и сильно ускоряет досмотр.
Транспортная накладная
Формируется при оформлении отправки. По договору накладная создаётся в личном кабинете и распечатывается заранее, отдельно готовить её не нужно.
Договор или контракт
Для коммерческих поставок. Подтверждает сделку и цену. Если суммы крупные, контракт ставится на учёт в банке - порог уточните в своём банке заранее.
Дополнительные документы: когда они нужны
Подтверждает страну производства. Нужен, когда получатель претендует на льготную ставку пошлины или этого требует страна назначения.
Для товаров, подлежащих обязательной оценке соответствия: техника, детские товары, косметика, оборудование.
Для продуктов, кормов, растений, семян. Оформляются до отправки, задним числом их не получить.
Для техники со встроенными средствами шифрования: часть электроники, сетевое оборудование, отдельные устройства связи.
Для товаров с ограничениями по вывозу и ввозу, в том числе двойного назначения.
Нужна, если таможенное оформление ведёт представитель или груз получает сотрудник компании.
Точный список зависит от кода ТН ВЭД, страны назначения и характера товара. Если не уверены - пришлите описание груза, проверим до отправки, а не на границе.
Физлицо и компания: в чём разница
- Отправка для личного пользования, без продажи
- Инвойс с описанием вложения и стоимостью
- Есть лимиты беспошлинного ввоза, они периодически меняются - уточняйте актуальные перед отправкой
- Договор не нужен
- Коммерческая поставка или отправка образцов
- Инвойс, упаковочный лист, договор
- Реквизиты сторон: ИНН, КПП, ОГРН, банк
- При крупных суммах - валютный контроль в банке
Как проходит оформление
- Описываете груз. Что именно едет, куда, сколько мест и какой вес. На этом этапе видно, нужны ли разрешительные документы.
- Готовите инвойс. Заполняете латиницей в генераторе инвойса или присылаете свой, мы проверяем.
- Подбираем код ТН ВЭД. От него зависят пошлины и перечень дополнительных документов.
- Оформляем отправку. Накладная создаётся в личном кабинете, вы распечатываете её заранее и прикладываете к грузу.
- Проходим таможню. При необходимости подключаем таможенного представителя.
Из-за чего задерживают груз
В инвойсе одно количество, в коробке другое. Таможня сверяет содержимое с документом построчно.
«Parts», «samples», «товар» без конкретики. Нужно понятное наименование на английском.
Инспектор запросит подтверждение цены, груз встанет до выяснения.
Самая долгая история: сертификат оформляется до отправки, а не после остановки груза.
Инвойс и упаковочный лист заполняются латиницей - их читают таможни двух стран.
Частые вопросы
Нужен ли инвойс, если я отправляю только документы?
Да. Инвойс оформляется и на документы, в нём указывается, что вложение не имеет коммерческой ценности.
Можно ли заполнить документы на русском языке?
Нет. Инвойс и упаковочный лист заполняются латиницей, их читают таможенные органы обеих стран, перевозчик и получатель.
Нужен ли упаковочный лист для одной коробки?
Для одного места обычно достаточно инвойса. Когда мест несколько, упаковочный лист нужен, чтобы было видно, что в каком месте лежит.
Кто подбирает код ТН ВЭД?
Код подбирается по фактическому описанию товара. Пришлите описание - поможем определить и проверим, нужны ли по нему дополнительные документы.
Что делать, если груз уже остановили на таможне?
Нужно понять причину по запросу инспектора: несоответствие описания, вопрос по стоимости или нехватка документа. Дальше готовим пояснения или недостающий документ.
Готовите ли вы документы за клиента?
Проверяем комплект, подсказываем формулировки и условия поставки, помогаем с инвойсом. Сертификаты и лицензии оформляет отправитель или профильная организация.